A Misericórdia de Lisboa, fundada em Agosto de 1498, necessitou, como qualquer entidade, de produzir documentação no âmbito das suas funções, atividades e relações institucionais (por exemplo, com a administração central da Coroa, outras misericórdias, etc.), bem como mecanismos de controlo da mesma o património arquivístico, e também o espólio bibliográfico da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa (SCML), foram sendo enriquecidos progressivamente. Infelizmente, o sismo de 1755 destruiu a sede da Misericórdia de Lisboa, e a grande maioria do material e dos elementos perderam-se de forma irremediável.

Tendo por objetivo reconstituir os processos, deu-se início à recuperação e recolha da informação necessária. O Cartório foi reorganizado com algum material que foi salvo, e procedeu-se ao trabalho de copiar fontes com elementos significativos. Para tal, recorreu-se ao arquivo da Torre do Tombo. No "Livro dos Privilégios desta Santa Casa" transcreve-se a ordem de D. José: "que por se haver incendiado o seu Cartório no primeiro de Novembro do ano de mil setecentos e cinquenta e cinco se lhe faz muito preciso Reformá-lo pelos Livros das Chancelarias que se acham na Torre do Tombo [...] Mando a vós guarda-mor da Torre do Tombo que deis ao provedor, escrivão e mais irmãos da Mesa da Santa Casa da Misericórdia desta Corte o treslado dos papéis de que na petição atrás escrita fazem menção [...]".

Passados 87 anos sobre o grande sismo, a documentação do arquivo ainda não se encontrava totalmente organizada e descrita. Deste modo, na sessão da Comissão Administrativa de 3 de Janeiro de 1842, regista-se: "Igualmente se resolveu que, para que o Cartório desta Santa Casa se possa definitivamente classificar e formalizar-se um índice geral dele, um dos oficiais da Contadoria que o oficial-maior designar seja privativamente encarregado daquele trabalho, dando mensalmente conta do estado dele [...] ".

Com base nesta decisão foram elaborados dois volumes com os índices dos documentos avulsos do Cartório, importante elemento para o estudo da Santa Casa. No inicio de 1852, e continuando esta preocupação de reunir a informação necessária, foi deliberado remeter um ofício para que "o enfermeiro-mor do Hospital de São José [...] dê as mais eficazes ordens aos empregados do Cartório do mesmo Hospital, a fim de que na revisão, que estão fazendo, dos documentos do referido Cartório, tomem nota, e se vá sucessivamente comunicando a esta Santa Casa, tudo quanto se for achando, que a mesma Santa Casa possa ser útil.

Este trabalho de recuperação de fontes e da respetiva informação era fundamental, sobretudo para ser possível ter acesso a dados essenciais a gestão da Instituição. Deste modo, a preocupação em reunir e preservar documentos foi uma questão referida frequentemente, tanto mais que, com o acumular de processos e o aumento progressivo de massas documentais, era necessário conservar um volume de documentação cada vez maior. Tornava-se essencial desenvolver um sistema em que a informação estivesse organizada, de modo a facilitar a sua recuperação, de forma pertinente e com rapidez. No entanto, refere Vítor Ribeiro que "o arquivo antigo foi destruído totalmente pelo terramoto e incendio de 1755, e no que subsequentemente se ordenou nunca houve sequer condições materiais de arrumação, nem teve ao menos [...] os dedicados e zelosos cuidados de um arquivista. Sem instalações adequadas, equipamento apropriado e com escassez de pessoal especializado, o objetivo de conservar e recuperar informação, de forma eficaz, foi sendo adiado progressivamente, uma vez que não foram investidos os meios necessários. No entanto, o objetivo de salvar documentos antigos foi uma preocupação que surgiu, conforme as necessidades e a sensibilidade de cada momento. Assim, em 1890, a Mesa determinou que se registasse em ata o agradecimento ao Dr. Antonio Augusto de Carvalho Monteiro, pelo encargo que teve com o restauro e encadernação do compromisso manuscrito em pergaminho, datado de 1520. Esta obra, assim como a sua cópia, foram posteriormente guardadas na casa forte, sob a responsabilidade do Tesoureiro. Mas, verificando que o Cartório ou Arquivo não se encontrava instalado com os requisitos mínimos, foi determinado que tendo a Administração reconhecido a impossibilidade de conservar nas condições em que existem o Arquivo e Biblioteca da Santa Casa, pela impropriedade do local e sendo de urgente necessidade remediar esta situação resolve: 1.º que para o Arquivo e Biblioteca seja apropriada a camarata n.º 6, dita de D. Estefânia [...], aprovando um orçamento de 600 mil reis destinados aquelas remodelações. Apesar desta movimentação positiva, a descrição da documentação do arquivo nunca foi realizada na sua totalidade. No entanto, muito trabalho foi sendo levado a cabo ao longo dos tempos; só assim foi possível a Vítor Maximiano Ribeiro, analisar documentação, elaborar o "seu" ficheiro, e recolher elementos que lhe permitiram escrever a História da Misericórdia. Neste livro o autor chama de novo a atenção para a falta dos indispensáveis inventários, catálogos e índice, que permitissem o acesso a documentação. Para além disso, refere que sempre existiu uma incúria em relação ao arquivo, o qual estava instalado numas condições que ainda há pouco eram classificadas de vergonhosas por quem para isso tinha toda a autoridade.

No ano em que foi lançado aquele livro, a Mesa nomeou o advogado da Santa Casa, Dr. Joaquim Teotónio Teixeira Duarte, para o lugar de arquivista ou "cartorário da Contadoria", substituindo o Chefe da 4.ª Repartição da Secretaria/contadoria, António Vítor de Sousa Peres Murinelo, exonerado do arquivo, em sessão de 12 de Junho de 1902. Passados alguns anos, foram efetuadas novas obras nas casas onde se achava instalado o arquivo, tendo sido aprovada para tal, uma verba de 130.000 réis.
Na mesma época, a Administração, verificando o importante trabalho já feito pelo advogado da Santa Casa, e encarregado do arquivo, na catalogação deste, e sua arrumação, e considerando que não só será ainda grande o trabalho para a conclusão de tal serviço, mas que ainda depois e permanentemente, se torna necessário o máximo cuidado com a sua continuação, resolve que a gratificação que se acha estabelecida de 90.000 réis anuais por tal serviço seja elevada a 150.000 réis, a começar do mês corrente.

Deve ser realçado, que todo este interesse e cuidado com as instalações do serviço com a recuperação e o acondicionamento dos volumes, com a descrição de exemplares, assim como com a nomeação de pessoal adequado, ficou certamente a dever-se, em grande medida, ao sucesso que a História de Vítor Ribeiro alcançou. Por um lado, este êxito atraía um maior número de utilizadores e, por outro, o seu livro dava nova visibilidade aos problemas. Assim, os aspetos negativos tinham de ser resolvidos, para que fosse possível fazer face aos crescentes pedidos de esclarecimento, e tendo por objetivo alterar as situações incorretas.

Devido a motivos de reorganização e segurança do arquivo, ficou decidido que fossem levadas a cabo obras, determinando-se alterar o serviço para a zona que era ocupada pela repartição da Sopa de Caridade e casa contígua dependência da Igreja de São Roque […], estabelecendo-se novo montante para esta ação. Entretanto, e como nota interessante, salientamos a deliberação de 17 de Junho de 1910, na qual refere-se que o 12 oficial arquivista, Vítor Maximiano Ribeiro, [informou] os bons serviços que ali tem prestado durante 4 meses aquele exposto [Artur], resolve a Administração que a este exposto seja abonada a gratificação mensal de 3.000 reis em quanta continuar a prestar ali o mesmo bom serviço.
O mesmo arquivista propôs a compra do importante Compromisso, impresso em 1516, exemplar que foi adquirido, vindo enriquecer, de forma significativa, o património. Posteriormente, em 1924, após a oferta do Compromisso impresso em 1818, pelo Chefe da Repartição Central, Sr. Abel Garcia de Oliveira, a Mesa determinou chamar o empregado adido, Augusto dos Santos Ferreira, para o lugar de cartorário, incumbindo-o de catalogar os livros e mais documentos que se encontram nos arquivos desta Misericórdia. Infelizmente, esta preocupação não teve os frutos tao desejados, devido a diversas dificuldades que se colocaram. Entretanto, e sob proposta do Chefe da Repartição Central, a Administração resolveu recolher documentação que se encontrava dispersa: na sessão de 9 de Agosto de 1928, determinou que o Compromisso do Recolhimento das Órfãs, datado de 1598, que se encontrava no Pensionato da Rua da Rosa, fosse depositado na Tesouraria. A sessão de 13 de Setembro de 1928 deliberou que o Compromisso da Casa Pia das Mulheres Convertidas de Lisboa, fosse transferido do arquivo do Pensionato da Rua da Rosa para a Tesouraria.
Esta recolha de obras refletiu-se também na aquisição de livros e documentos, conforme pode ser confirmado através das compras no leilão da biblioteca do falecido Chefe da Repartição, Vítor Ribeiro. Na sessão de 6 de Agosto de 1931, foi lido o oficio do Inspetor Geral das Bibliotecas Eruditas e Arquivos, onde se expressa as boas impressões que lhe deixou a visita ao Serviço, nas atuais instalações provisorias, chamando a atenção da Administração sob a forma de se proceder a uma melhor e regular arrumação e catalogação de todo o recheio do arquivo.
Foi decidido ordenar ao arquivista que na arrumação dos livros e documentos tenha em atenção o expendido no referido ofício do Inspetor das Bibliotecas. Como consequência deste relatório, determinou-se também levar a cabo obras no arquivo e biblioteca. Estas tinham como objetivo a transferência do serviço para instalações condignas [...], aproveitando-se a construção de um novo pavimento sabre a ala em que está instalada a Repartição da Secretaria e compartimentos juntos a mesma [...]. Alguns anos depois, foi nomeado o servente Mário Moreira da Silva para exercer funções no Arquivo, e foi decidido que o encarregado deste Serviço passaria a ser o empregado 2.ª classe, Dr. Manuel Lopes Albernaz Júnior. Entretanto, o espólio foi enriquecido com a compra, ao Sr. Damião Vasconcelos, dos compromissos impressos em 1516 (cota L.A. XVI. 115) e em 1619 (cota L.A. XVII. 0689). No entanto, e apesar destas aquisições, a situação geral do Arquivo e da Biblioteca ia-se degradando.

O Inspetor Superior, Dr. Luís Silveira, enviou um relatório sobre o Arquivo e a Biblioteca da Misericórdia de Lisboa, onde dizia, logo na alínea a): Apesar das salas não reunirem as condições mínimas de iluminação, temperatura, arejamento e tipo de estanteria, não apresentam as espécies qualquer vestígio de ataque generalizado, nem de insetos bibliófagos, nem de fungos, e como a instalação das espécies e provisória, não parece estarem sujeitas a perigo iminente se forem tomadas certas medidas [...]. Quanto à estanteria notaram-se vários ataques […]. E mais adiante referia que o Arquivo e a Biblioteca estiveram vinte anos confiados a um contínuo e, só após a reforma deste funcionário é que foi nomeado um bibliotecário, o Dr. José Garrido Mendes da Cruz (em 1956). Era necessário aumentar o número de pessoal técnico para a catalogação das espécies. O serviço continuava a funcionar sem terem sido elaborados os necessários catálogos, inventários ou roteiros, excetuando-se as tais fichas ou verbetes, elaborados por Vítor Ribeiro. No entanto, estas fichas não tinham grande utilidade porque as espécies encontram-se distribuídas par dais pisos, em salas improvisadas, que não correspondem a sua primitiva localização e, portanto, sem as necessárias condições para um bom funcionamento. No primeiro piso ainda os documentos estão metidos em caixas ou em maços ordenados nas respetivas estantes, mas no segundo, a falta de espaço existente nas prateleira, já completamente preenchidas, provoca um amontoado e empilhamento de livros e documentos, que expõe as espécies a iminente deterioração. Quanta ao conteúdo arquivístico do primeiro piso e constituído, na sua maioria, par centenas de livros, caixas e maços de documentos relativos a "Despesa dos Expostos", compreendendo as datas de 1663 a 1957; o segundo piso contem documentação de natureza idêntica ao anterior, além de livros de matrículas, livros de entradas dos expostos, caixas de sinais com que entraram os mesmos, registos de emancipações, documentos de filiação dos expostos, etc. (séculos XVII a XX). Em resposta, a Misericórdia pediu o apoio técnico a esta Inspeção Superior, colaboração que parece não foi possível ser concretizada.
Em Julho de 1966, no parecer apresentado por Carmálio António Anunciação, refere que o estado de abandono do Arquivo da Misericórdia e pura consequência do pouco interesse que tem havido […]. E acrescenta que a única exceção deverá ser feita para o período em que trabalhou Vítor Ribeiro; este arquivista descreveu a documentação dispersa por várias salas designadas por Cartório1; Cartório 2 e Cartório 3. Par volta de 1930, sendo Provedor o Dr. José da Silva Ramos, foram construídas as atuais instalações do Arquivo e uma vez concluídas as obras, foram as espécies existentes nas referidas salas transportadas para o novo Arquivo, e ai arrumadas um tanto "a sorte" estado em que ainda se encontram, com pequenas variantes. Nestas condições o ficheiro organizado por Vítor. Ribeiro deixou de ser utilizável, e não tendo sido organizado outro, bem como um roteiro, um inventário, uma catalogação qualquer, resulta daqui, que a consulta e procura de um documento constitui sempre um problema intrincado e par via disto pode concluir-se que a parte histórica do Arquivo da Misericórdia de Lisboa é inconsultável, e portanto existindo e como se não existisse. A 30 de Dezembro de 1968, o Dr. José Garrido Mendes da Cruz fez uma exposição ao Chefe de Serviços do Património (seu superior hierárquico), onde voltava a chamar a atenção para:

• os graves problemas das instalações […], da estanteria e de mais mobiliário, que originavam a progressiva degradação do património;
• a falta de pessoal qualificado e motivado;
• a inexistência de controlo da saída dos volumes, os quais eram emprestados a titulo precário (apenas de viva voz);
• a urgência em inventariar e catalogar os exemplares;
• a necessidade de centralizar e controlar todas as aquisições de livros.

Esta última questão ficou resolvida logo na sessão de 2 de Janeiro de 1969, determinando-se que os Serviços deveriam passar a solicitar a aquisição de livros e outras publicações […] por intermédio do Património (Biblioteca) [...] com a justificação que se tornar necessária, apresentando, sempre que possível, os respetivos planos anuais. No entanto, a questão fulcral das instalações e do pessoal continuava pendente. A situação de apatia e falta de investimento manteve-se, pelo que os problemas foram-se agravando, acentuando-se ainda mais com a crescente transferência de documentação que os diversos Serviços foram remetendo. As dificuldades de espaço agravavam-se, e o sistema artesanal de recuperação de informação não permitia uma pronta resposta aos pedidos de informação que iam aumentando, tanto a nível interno, como através de utilizadores externos.

Uma parte significativa do trabalho era consumida pela organização de processos de aquisições de monografias e periódicos, pelo que os trabalhos de recuperação e descrição documental não avançavam. Toda esta situação era agravada dado que as instalações eram manifestamente deficientes. Surgiram chamadas de atenção para problemas com microrganismos, humidades, deficiente isolamento térmico, instalação elétrica inadequada, perigo de fogo, arejamento escasso e falta de espaço; esta situação originou múltiplos pedidos, para serem levadas a cabo diversas obras nas instalações, tanto a nível de conservação como de adaptação. Daí que, no início de 1971, foram elaborados estudos, propostas e ofícios sobre a escolha de novas instalações para o Arquivo. Avançou-se com a ideia de um prédio no Campo de Santa Clara ou com a hipótese do andar de garagem na Rua de São Bento/Av. D. Carlos I, mas preferiu-se o rés-do-chão do imóvel da Rua Marechal Saldanha, que se encontrava em reconstrução. Passado um ano, num ofício dirigido ao Senhor Provedor, a comissão que fora nomeada para estudar a instalação de diversos Serviços, decidiu colocar o Arquivo e Biblioteca no piso C, do prédio da Rua de São Bento/Av. D. Carlos I.

Foi então contratada a Dr.ª Maria Isabel Guedes Coelho Loff, para proceder à transferência do Arquivo e Biblioteca para as novas instalações. A equipa formada para o efeito iniciou funções em Abril de 1972, tendo trabalhado nesta ação ate Julho de 1975, altura em que a tarefa foi dada como concluída, apesar do antigo arquivo, (no 2.º andar da sede), permanecer com a guarda e gestão de diversos processos. Tendo por base a tarefa relacionada com o transporte e acondicionamento da documentação, a Dr.ª Maria Isabel Loff elaborou guias de transferência para controlo dos processos; deste modo levou a cabo uma relação genérica da documentação transferida para as atuais instalações.

Em Agosto de 1975, foi nomeada a Dr.ª Maria Armanda Noia de Andrade Torres e Abreu como bibliotecária arquivista. Esta técnica apresentou, como problema principal, a falta de equipamento e de pessoal; deste modo não podia proceder à arrumação da documentação, depositada nas instalações da Rua de São Bento/Av. D Carlos I, uma vez que só os pedidos de informação e a gestão do serviço, consumiam a globalidade do trabalho dos funcionários. Entretanto, reconhecendo a importância da documentação e da informação, a Administração resolveu:

• criar o Servico de Arquivo, o qual deixava de estar dependente do Servico de Património; o seu responsável passou a tratar os assuntos diretamente com um membro da Administração;
• transformar o Centro de Documentação do Servico de Ação Social, em Centro de Documentação da SCML, passando o seu responsável a despachar com o Senhor Provedor;
• publicar duas portarias de conservação arquivística; a n.º 639/77, de 7 de Outubro, para a documentação do Departamento de Apostas Mútuas Desportivas, e a portaria n.º 159/82, de 4 de Fevereiro, para a restante documentação da SCML.

Apos o falecimento da Dr.ª Maria Armanda Torres e Abreu, em 1980, permaneceu em funções, no arquivo dos serviços centrais, a auxiliar de economato, Maria Odete Magno da Silva Mota; para o arquivo da Rua de São Bento, foi destacado o terceiro oficial, Carlos Alberto Pereira Dória, que aí permaneceu durante cerca de 5 anos.

Sob proposta do Senhor Provedor, a Mesa deliberou concordar com o documento intitulado Objetivos e ações a desenvolver pela Misericórdia de Lisboa. Na área da Ação Cultural, referem-se algumas preocupações com a documentação e o espólio bibliográfico, salientando-se: Constituir um serviço destinado a promover a Ação Cultural […]. Inventariar, proteger, organizar [...] o património artístico cultural e bibliográfico [...]. Reorganizar o Arquivo Histórico […]. Estimular o enriquecimento do património artístico, cultural e bibliográfico […].

No final de 1982, o Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação, do Ministério da Cultura e Coordenação Cientifica, contactou a Misericórdia de Lisboa, tendo por objetivo a realização dum curso de formação para pessoal que iria tratar dos arquivos e bibliotecas das Misericórdias. Para tal, solicitava que essas aulas fossem ministradas na SCML, utilizando documentação do Arquivo Histórico. Por deliberação de Mesa, foi determinado concordar com esta iniciativa. Realizou-se então um curso, onde receberam formação duas técnicas auxiliares que ainda hoje continuam a prestar serviços nesta Divisão.
Posteriormente a Mesa deliberou concordar com a apresentação de uma proposta para publicação de um livro sobre o Núcleo dos Expostos (séculos. XVI a XIX). Este trabalho de recolha e pesquisa de dados, tendo por base apenas alguns Livros de Entradas de Expostos, foi posteriormente cancelado. Foi constituído depois o grupo de estudos e investigação histórica do Arquivo da Santa Casa [...] com o fim de efetuar: um levantamento bibliográfico relativo à Santa Casa da Misericórdia de Lisboa e à assistência em Portugal, o reordenamento das espécies manuscritas (apoio técnico arquivístico) e a prospeção documental do arquivo histórico da Santa Casa, conducente a futuras edições […]. Este projeto também não teve continuidade.

Para análise da situação dos arquivos correntes, foi adjudicado um estudo ao Dr. Luís Mendes Godinho, o qual apresentou o relatório em Agosto de 1985. Em relação ao arquivo da sede, referiu que não possuía condições porque as paredes destes gabinetes deixam entrar bastante humidade [...] no inverno, chega a cair agua dentro do salão. Alem disso, a sua utilização é feita sem regras [...] seria conveniente estabelecer um «Regulamento do Arquivo Geral». Quanto ao arquivo na Rua de São Bento/Av. D. Carlos I, chamou a atenção de que é uma cave que deveria ser a garagem do prédio [...] há canalizações que passam abaixo do teto (fora da parede) [...] o que é sempre um risco [...] recomendando depois a necessidade de existência de um Regulamento [...] e que pareceria correto que houvesse certas relações (consulta, troca de informações, etc.) com alguns organismos como a Biblioteca Nacional e o lnstituto Português do Património Cultural [...]. Em Setembro de 1985 foi aprovado um Regulamento Provisório do Arquivo, texto que fora apresentado pela segundo-oficial Judite Simões Nunes Parreira Rodrigues, funcionaria que, desde 1981, encontrava-se em funções no arquivo dos serviços centrais. Verificando a necessidade absoluta de colocar pessoal no Arquivo e Biblioteca, foram nomeados técnicos para o Arquivo da Rua de São Bento/Av. D. Carlos I, no entanto não foi indicado nenhum responsável do Servico. Procedeu-se então a uma arrumação geral dos livros e documentos, separando o que era material de arquivo, dos exemplares que pertenciam à biblioteca. Estes últimos foram organizados por seculos e colocados nas estantes, conforme as suas dimensões, separando as monografias, os periódicos, as obras de referência e os exemplares que diziam respeito a Misericórdias. A documentação de arquivo foi sendo separada entre arquivo histórico e a que ainda pertencia ao arquivo intermedio. Necessária foi também reunir a documentação referente a cada serie, uma vez que muitos processos estavam dispersos, desorganizados e mal acondicionados. Foram também referidas as deficiências das instalações, pelo que a Mesa salientou a necessidade de alteração/ampliação da área do Arquivo e da Biblioteca.

Tendo conhecimento de que existiam livros em péssimo estado de preservação, no recém-adquirido Palácio Marquês de Alegrete, foi resolvido recuperar todos aqueles volumes. Iniciou-se então um trabalho de recolha, descrição e estudo de diversa documentação e realizaram-se exposições, salientando-se: Sinais de Expostos, em 1987 e, em 1988, uma mostra sobre a recuperação do Património Documental. No ano seguinte foi designada uma responsável para o Servico, a Dr.ª Maria Leonor Fonseca Madeira, cabendo à Dr.ª Maria Ester Carmelo Quintas, (então responsável pelo Centro de Documentação), a supervisão do mesmo Arquivo. A nova responsável passou a despachar os assuntos com o Secretário-Geral.

Tendo por objetivo normalizar procedimentos e controlar a documentação, a responsável apresentou um projeto para o novo Regulamento do arquivo intermédio e do arquivo histórico. Para descrição dos livros antigos da biblioteca, foi contratado o Dr. Júlio Caio Velloso. Em Abril de 1991, foi nomeado para responsável do Arquivo e Biblioteca, o atual Chefe de Divisão. Todas as tarefas, que tem sido desenvolvidas pelo Arquivo Histórico/Biblioteca, só têm vindo a ser realizadas, devido a um trabalho de grupo, levado a cabo por toda a equipa, contando também com a colaboração de técnicos especializados, que foram convidados a trabalhar com este Serviço.