Os documentos encontravam-se cosidos em dois livros, denominados “Avizos, Decretos e Ordens” e parece terem sido compilados de forma mais ou menos aleatória, sem que se possa apreender uma lógica coerente de ordenação cronológica, tipológica, ou mesmo temática.

Estes livros, numerados com os algarismos 2 e 4 (fazendo pressupor a existência de um primeiro e de um terceiro volumes que completariam a série) incluem, portanto, uma miscelânea de documentos que, pelo seu valor administrativo e probatório, terão sido agregados no arquivo corrente para efeitos de consulta rápida.

Contêm um índice manuscrito coevo com uma descrição sumária de cada um dos documentos e a indicação do respetivo fólio. O índice do 4.º livro não foi finalizado.

As páginas do segundo volume encontram-se numeradas de 1 a 831 e, as do quarto, de 29 a 863, estando em falta as páginas n.ºs 595, 596, 601, 602, 765, 766, 773 e 774 do livro 2, bem como as páginas 1 a 28, 278 a 285 e 384 a 387 do livro 4. Existe um erro na paginação manuscrita do documento n.º 102 do quarto livro, uma vez que as suas folhas foram encadernadas fora de ordem.

Apesar de os livros terem sido descosidos para efeitos de conservação e restauro, optou-se por manter o sistema de ordenação em que os documentos foram compilados, o qual se encontra expresso na numeração atribuída originalmente às páginas.